7 vinkkiä psykologisesti turvalliseen tiimikulttuuriin – myös etänä

Psykologinen turvallisuus ja tunneilmapiirin johtaminen ovat nousseet puheenaiheeksi monissa organisaatioissa. Taustalla on sarja tutkimuksia, joissa johdonmukaisesti nousee esiin tunneilmaston vaikutus työntekijöiden ja tiimien hyvinvointiin, innovaatiokykyyn sekä suoriutumiseen.

Pandemian myötä etätyöskentelystä on tullut tavanomainen tai jopa pysyvä työskentelymuoto useissa organisaatioissa. Monet uudet työntekijät ovat aloittaneet tehtävässään täysin etänä, tapaamatta koskaan kollegoita fyysisesti, mutta tämä pitkä etätyöskentelyrupeama on etäännyttänyt monia organisaatioiden vanhempiakin työntekijöitä työyhteisöistä. Tällä hetkellä näkyvissä (ja osittain jo meneillään) onkin kaikkien aikojen irtisanoutumisaalto, joka esimerkiksi McKinseyn tuoreen tutkimuksen mukaan vaikuttaisi olevan työntekijöiden hätähuuto merkityksellisen työn, yhteenkuuluvuuden tunteen ja mielekkään vuorovaikutuksen kaipuusta.

On etätyöskentelyssä toki paljon hyvääkin. Se tuo uudenlaista vapautta, lisää tietyiltä osin työn tehokkuutta, vauhdittaa uuden yhteistyötä edistävien teknologioiden käyttöönottoa ja pistää niin työntekijät kuin työnantajat miettimään kriittisemmin matkustamisen tarvetta eri tilanteissa. Kuitenkin, jotta yhteenkuuluvuuden tunne, avoin vuoropuhelu, luottamus ja uuden kehittäminen eivät kärsisi etätyöskentelyn aikana, on kriittisen tärkeää miettiä uusia tapoja sen toteuttamiseen, jotta ihmiset voivat kokea työn merkityksellisyyttä, kollegoiden ja esihenkilöiden huolenpitoa myös fyysisen matkan päästä.

Psykologisesti turvallisessa organisaatiokulttuurissa on kyse avoimuudelle ja luottamukselle perustuvasta työskentelykulttuurista. Psykologisesti turvallisessa työyhteisössä yksilöt kokevat voivansa olla omia itsejään, tuoda esille omat ajatukset, ideat ja tunteet ja kokea, että niistä ollaan kiinnostuneita. Myös epäonnistumisista ja virheistä voidaan puhua avoimesti, sillä kollegat suhtautuvat toisiinsa myönteisesti ja keskittyvät yhdessä oppimiseen sormen osoittelun sijasta. Mutta miten tällaista psykologista turvallisuutta tukevaa kulttuuria voi konkreettisesti edistää etänä? Olemme koonneet tähän artikkeliin muutamia konkreettisia vinkkejä, joilla voit jo tänään edistää psykologisesti turvallista työskentelyilmapiiriä.

Kulttuurin muutos vaatii vaivannäköä, mutta jo pienet toimenpiteet voivat olla merkityksellisiä

Kulttuurin muutoksessa ei ole kyse vain ylimmän johdon asiasta, vaan jokainen tiimiä tai palavereja johtava henkilö voi vaikuttaa suuresti psykologisesti turvallisen kulttuurin muodostumiseen omassa tiimissä tai omissa palavereissa. Psykologisesti turvallinen ilmapiiri on myös olennainen osa muutoksen johtamista, erityisesti YT-neuvotteluiden jälkeen, jolloin tiimiläisten tarpeet korostuvat entisestään. Tässä muutamia vinkkejä siihen:

1. Rakenna luottamusta avoimuuden kautta

Mitä paremmin ihmiset tutustuvat toisiinsa, sen helpompi heidän on myös kokea luottamusta ja yhteenkuuluvuutta. Hetkiä kiireettömälle kuulumisten jakamiselle kannattaa raivata ja vaalia, sekä ryhmässä että yksittäin kunkin tiimin jäsenen kanssa. Lisäksi erilaiset keskinäistä tutustumista edistävät aktiviteetit luovat ryhmään epämuodollista kanssakäymistä, joka kannattelee yhteistyötä.

2. Keskustele avoimesti odotuksista

Tiimin jäsenet kannattaa osallistaa esimerkiksi tiimin kehittäminen esimerkiksi kysymällä odotuksia liittyen tiimipalavereihin, tiimin vetäjän rooliin, muiden kollegojen osallistumiseen ja omaan panokseen palavereissa. Nimenomaan avoin keskustelu näistä eri aspekteista rakentaa luottamusta, yhteistä vastuunottoa, sitoutumista ja selkeyttä yhteistyöhön.

3. Kysy suoraan tunteista

Helpoin tapa tuoda ihmisille kokemus siitä, että he voivat tuoda esiin erilaisia tunteita ja että eri tunteet ovat hyväksyttyjä työyhteisössä, on kysyä suoraan asiasta avoimilla kysymyksillä. Mikä ilahduttaa? Mikä huolestuttaa? Mikä mietityttää? Rehellinen ja avoin puhe erilaisista tunteista, myös negatiivisista, tukee hyvinvointia ja hyväksytyksi tulemisen tunnetta.

4. Validointi

Validointi on hurjan tärkeä osa psykologisen turvallisuuden luomista. Psykologisesti turvallisen ilmapiirin edistämiseksi tavoitteena on asteittain rohkaista tiimin jäseniä avoimuuteen, erilaisten näkemysten ja tunteiden jakamiseen. Joskus tämä voi tuntua jännittävältä ja siksi onkin niin tärkeää saada positiivinen vahvistus niille. Yksinkertaisimmillaan validointi tapahtuu hymyllä (etäpalavereissa kamerasilmään) ja pienillä arvostavilla sanoilla, kuten hienoa, kuulostaa hyvältä, todella tärkeä näkökulma. Näin henkilö saa heti varmistuksen siitä, että oli ihan ok ja hyvä juttu, että toin tämän asian esiin, ja voin tuoda avoimesti erilaisia näkemyksiä esiin myös jatkossa.

5. Lähesty ongelmaa yllättävistä kulmista

Toisinaan tiimi saattaa jumiutua jonkun ongelman ääreen ja ratkaisun löytäminen voi tuntua vaikealta. Psykologinen turvallisuus on tärkeä rakennusaine myös luovalle ajattelulle. Tärkeää on luoda arvostelusta vapaita tiloja, myös etänä, joissa ideoita voi kehittää leikkisästi ja intuitiivisesti. Oman ajattelun haastaminen esimerkiksi kyllä ja ei -muotoisella aiheen yhteiskehittämisellä tai pakotettujen yhteyksien löytämisen harjoittelulla. Luova ja kritiikitön ajattelu pitää houkutella esiin.

6. Käynnistä palaverit osallistavasti

Kun suunnittelet palaveria mieti jo etukäteen, millä tavoin kutsut kaikki mukaan keskusteluun heti alussa. Näin luot osallistavan ilmapiirin, jossa jokaisen on helppo tuoda omia näkemyksiä tai kysymyksiä esiin myös myöhemmin, kun keskustelu on jo aiemmin viritetty. Tärkeää on käynnistää keskustelu kevyemmällä kysymyksellä, johon ei ole oikeita tai vääriä vastauksia, jolloin kaikkien on helppo osallistua. Kyseessä voi olla kuulumiskierros tai kysymys johon jokainen vastaa esim. yhdellä sanalla tai kuvalla. Esimerkiksi: Mikä on ensimmäinen asia joka sinulle tulee mieleen sanasta psykologinen turvallisuus?

7. Anna suoraan myös kehittävä palaute

Psykologisesti turvalliseen kulttuuriin kuuluu se, että asioista puhutaan suoraan, koska se koetaan turvalliseksi ja koska kritiikkiä ei kohdisteta ihmisiin vaan asioihin tai toimintaan. Kritiikki on tärkeä osa kehittymistä, jatkuvaa oppimista ja kohti kunnianhimoisia tavoitteita pyrkimistä. Palautteen antamista ja vastaanottamista kannattaa myös harjoitella ja keskustella mitkä ovat hyviä pelisääntöjä sekä palautteen antamiseen että vastaanottamiseen.

Kirjassa “No Rules Rules” Netflixin toimitusjohtaja Reed Hastings kertoo Netflixin kehittämistä palautteen neljästä kriteeristä, jotka hyvän palauteprosessin tulee läpäistä:

Palautteen antaminen:

• Palautteen takana on oltava hyvää tahtoa. Esimerkiksi omien tunteiden purkaminen ei ole sitä.
• Hyvä palaute keskittyy siihen, miten palautteen antaja voisi toimia paremmin.

Palautteen vastaanottaminen:

• Palautetta on kuunneltava arvostavasti.
• Palautteesta kuuluu kiittää ja sitä on pohdittava vakavasti. Sen jälkeen palautteen saajan on päätettävä itse, muuttaako käytöstään palautteen perusteella vai ei.

Lopuksi on tärkeää muistaa, kuten Shane Snow summeeraa asiaa Forbesin artikkelissa (2020), että turvallisuus ei ole yhtä kuin mukavuus, erimielisyys ei ole yhtä kuin vaara, eikä sellainen turvallisuus, jossa toisten satuttaminen tuntuu mahdolliselta, ole turvallisuutta. Lopulta psykologisessa turvallisuudessa on kyse välittämisestä ja tämän pitäisi olla ykkösasiana mielessä, mikäli haluat edistää psykologisesti turvallista kulttuuria.

Xpedio tukee tiimin kehittäminen ja organisaatioita avoimen ja luottamuksellisen vuorovaikutuksen, osallistavan palaveri- ja tiimikulttuurin rakentamisessa. Olethan yhteydessä, jos haluat jutella lisää!