Näin teet etäpalavereista innostavia ja osallistavia

Vaikka etätyöskentely ja sen myötä etäpalaverit ovat jo pitkään olleet osa monen työpaikan ja työntekijän arkea, moni kaipaa edelleen vinkkejä siihen, miten saada ihmiset osallistumaan ja keskittymään etäpalavereissa.

Palaverifasilitoinnin periaatteet ovat samat niin etä- kuin lähipalaverissa, mutta etäpalaverit tuovat mukanaan myös haasteita, jotka on tärkeää ennakoida ja huomioida niin palaverin suunnittelussa kuin toteutuksessa.

Olen koonnut tähän artikkeliin muutamia käytännön vinkkejä etäpalaverien haasteiden kesyttämiseksi, tavoitteena osallistava ja tavoitteellinen palaveri, jossa kaikki osallistujat ovat 100% läsnä.

Mieti, mitkä asiat voi hoitaa etänä ja mikä vaatii fyysistä kontaktia

Monilla työpaikoilla kipuillaan tälläkin hetkellä valintojen kanssa liittyen etä- ja lähityöskentelyn tasapainoon. Moni työntekijä kokee saaneensa joustoa työelämän ja vapaa-ajan yhteensovittamiseen, kun työmatkoihin ei enää kulukaan aikaa. Suosittu malli näyttää olevan sovittu viikonpäivä, jolloin koko tiimi on kasvokkain paikalla toimistolla. Tämä tarjoaakin hienon mahdollisuuden tehdä valintoja sen suhteen, mitä asioita on tärkeää käsitellä kasvokkain ja mitkä aiheet sopivat paremmin käsiteltäviksi etäpalavereissa. Etäpalaverit voivat toimia tehokkaana työkaluna muutoksen johtamisessa, erityisesti YT-neuvotteluiden jälkeen.

Jaoin jokin aika sitten työpohjan tueksi tiimien hybridityöskentelyn arkkitehtuuriin. Tämän työpohjan avulla on hyvä yhdessä miettiä, millaisia erilaisia tarpeita tiimin yhteistyölle on tunnistettavissa, ja mitä eri kanavia on käytössä yhteistyöskentelyyn. Kasvokkain tapahtuvissa kohtaamisissa on luonnostaan paremmat mahdollisuudet edistää luottamusta rakentavaa vuorovaikutusta ja yhteenkuuluvuutta, ideoida ja käsitellä ristiriitoja. Asioiden avoin ja vuorovaikutteinen käsittely edistää myös niihin sitoutumista.

Etä- ja lähipalaverien lisäksi tiimeillä on käytössä erilaisia työskentelyalustoja, joilla työtä voi edistää eriaikaisesti. Niiden laajempia hyödyntämismahdollisuuksia kannattaa myös arvioida avoimin mielin, jotta yhteinen palaveriaika hyödynnettäisiin mahdollisimman kokonaisvaltaisesti siihen arvokkaimpaan, eli vuorovaikutukseen.

Sopikaa pelisäännöt kameran käyttöön liittyen

Kameran käytöllä etäpalaverissa on monta selkeää hyötyä:

• Kasvon liikkeiden ja ilmeiden seuraaminen äänen lisäksi edesauttaa viestin perillemenoa
• Vuorovaikutus lisääntyy kun omasta vuorovaikutuksesta saa palautetta myös seuraamalla toisten ilmeitä
• Ilmeiden näkeminen edistää yhteyden kokemusta ja tuo etäpalaverikokemusta lähemmäksi lähipalaveria
• Keskittyminen on helpompaa kun voimme seurata puhuvaa henkilöä myös katseellamme
• Oma fokus on myös parempi kun tiedämme toisten näkevän meidät kameran kautta. Tällöin on suurempi kynnys tehdä muita asioita samanaikaisesti.
• Kasvojen näkeminen edistää energiatasoa palaverissa.

Pandemian myötä alettiin havaita myös etäpalaveriväsymystä ja tämän on todettu liittyvän nimenomaan kameran päällä pitämiseen. Joskus voi olla rennompaa liittyä palaveriin ilman, että tarvitsee olla näkyvillä.

Kaiken kaikkiaan, kameran käytöstä on hyvä keskustella avoimesti ja sopia, onko pelisääntönä se, että kaikki pitävät kameran päällä – ja onko joitain palavereja, joissa kameran käyttö voi olla vapaaehtoista. Tämäkin riippuu tiimin yhteistyön “kokonaisarkkitehtuurista”. Jos esim. viikottainen tiimipalaveri on toimistolla kasvokkain ja sen tuomat yhteistyömahdollisuudet hyödynnetään vahvasti, ehkäpä jossain toisessa palaverissa on ok, että kameran päällä pitäminen on vapaaehtoista.

Minimoi häiriötekijät ja aloita kokous “tietoisella minuutilla”

Yksi etäpalaverien haasteista on, että paikallaanoloaika helposti venyy palavereissa istuessa eikä siirtymä edellisestä palaverista seuraavaan pääse kunnolla tapahtumaan. Haasteena on myös keskittymisen vaikeus, tietokoneen viedessä huomion helposti moniin muihinkin asioihin (kuten esim. Teams-viestit tai sähköpostit).

Osallistujia onkin hyvä muistuttaa palaverin alussa sähköpostien ja Teamsin, Slackin tms. sulkemisesta, jotta keskittyminen ei herpaannu, mikäli palaveri vaatii aktiivisen osallistumisen ja keskittymisen kaikilta osallistujilta. Itse preferoin 30min palaveria, jossa kaikki ovat täysin keskittyneitä vain itse palaveriin ja sen jälkeen vaikka 30min taukoa, kuin 60min “linjoillaroikkumispalaveria”. Tämä on kulttuurillinen kysymys, josta kannattaa käydä aktiivista keskustelua ja kriittistä pohdintaa, koska se vaikuttaa suoraan organisaation tehokkuuteen – myös ihmisten hyvinvoinnin näkökulmasta. Myös multitaskaaminen kuormittaa.

Jos palaverin alkaessa osallistujilla on jo työpäivää alla, hyvä idea voi olla myös yhteinen tietoinen minuutti, jossa keskitytään hetkeksi vain keskittyneeseen, tietoiseen hengittämiseen ja läsnäolon löytämiseen. Näin palaveri alkaa alusta asti kaikkien osanottajien paremmalla läsnäololla.

Rakenna tietoisesti kokemusta yhteisestä ympäristöstä

Etäpalaverien selkeä ero lähikokouksiin on se, että osallistujat ovat eri paikoissa. Hybridipalavereissa, joissa osa ryhmästä osallistuu samasta paikasta ja osa liittyy mukaan etänä, on erityisen tärkeää muistaa tämä ja pitää huolta siitä, että kukaan ei jää ulkopuoliseksi.

Yhdessäolon kokemuksen vahvistamiseksi voi siis tietoisesti sanoittaa sitä mikä ei ole näkyvää, esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

• Pyydä kutakin osallistujaa aluksi kertomaan, mitä he näkevät palaverihuoneensa ikkunasta tai millainen sää on heidän sijainnissaan.
• Kerro se, mitä näet, mutta muut eivät. Jos jokin odottamaton tapahtuma ympäristössä kiinnittää esim. hybridikokouksessa samassa paikassa olevien huomion, on hyvä kertoa tästä myös etänä osallistuville, jotta he kokevat tulevansa huomioiduiksi ja tietävät mistä on kysymys.

Oletko valmis fasilitointi koulutus? Liity meihin nyt!

Kannusta aktiivista osallistumista monipuolisesti

Pöydän ääressä istuminen ja näytön katseleminen on nopea tapa menettää keskittymiskyky, joten on erityisen tärkeää aktivoida osallistujia säännöllisesti etäpalavereissa, esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

• Pyydä osallistujia kommentoimaan tiettyä asiaa, vastaamaan kysymykseen tai antamaan numeroarvion viestikentässä.
• Hyödynnä digitaalista valkotaulua monipuolisesti visuaaliseen, samanaikaiseen työskentelyyn.
• Hyödynnä valkotaululla erilaisia valmiita työpohjia, joiden tuella työskentely on strukturoidumpaa.
• Käytä äänestysominaisuuksia / -työkaluja vaihtoehtojen priorisointiin ja anonyymiin osallistamiseen.
• Osallista osanottajia pari- ja pienryhmäkeskustelujen avulla.

Älä pelkää myöskään esittää suoria avoimia kysymyksiä osallistujille. Aktiivinen kuuntelu ja ymmärryksen varmistaminen ovat etäfasilitaattorin keskeisiä ​​työkaluja. On kuitenkin hyvä mainita osallistujan nimi ennen kysymyksen esittämistä varmistaaksesi, että sinulla on hänen huomionsa.

Tarkista säännöllisesti, että kaikki kuulevat toisensa ja toista tarvittaessa osallistujan kommentti tai kysymys, jotta se on kaikille selvä.

Varmista hyvä energiataso koko palaverin ajan

Etäpalaverissa näytön edessä istuminen pitkän aikaa alkaa nopeasti väsyttää. Osallistujien energiatasoa on hyvä yrittää tietoisesti lisätä, sillä se vaikuttaa suoraan kokouksen tuottavuuteen ja onnistumiseen.

Tässä muutamia ideoita energiatason nostamiseen ja ylläpitämiseen:

• Pidä etäpalaverit riittävän lyhyinä: Verkkokokous kannattaa lopettaa ennen kuin siitä tulee liian uuvuttavaa, ja aihe on parempi jakaa useisiin pienempiin osiin.
• Pidemmät verkkopalaverit vaativat taukoja. Yritä pitää vähintään viiden minuutin tauko 45 minuutin välein.
• Hyödynnä ääntäsi ja kehoasi: Jos palaverin fasilitaattorin ääni on hiljainen ja yksitoikkoinen etäpalaverin aikana, herpaantuu osallistujien keskittymiskyky helposti! Varsinkin korona-aikana, kun pidin palavereja yksinomaan etänä, aloitin aamut aina hengitys- ja äänenavausharjoituksilla.
• Voit myös käyttää äänesi voimakkuutta tehosteena ja piristimenä. Myös hyvään artikulaatioon kannattaa kiinnittää erityistä huomiota. Tässä hyvänä apukeinona ovat erilaiset kielivoimistelulorut.
• Pidä venyttelytuokio ryhmän kanssa: Lyhyt venyttelytuokio tekee hyvää kaikille ja saa veren kiertämään.

Etäpalaverien fasilitointi on tietyllä tapaa vaativampaa kuin lähipalaverien fasilitointi, sillä fasilitaattorin on myös hallittava teknologia ja sen mahdolliset haasteet, laittaa erityishuomiota osallistujien keskittymis- ja energiatason varmistamiseen.

Tämän postauksen kirjoittaja on Xpedion perustaja ja toimitusjohtaja Mirjami Sipponen-Damonte. Hän on työskennellyt fasilitoinnin ja organisaation kehittämisen parissa ympäri maailmaa viimeiset 18 vuotta. Tutustu Mirjamiin paremmin täällä.