Miten edistää positiivista vuorovaikutusta ryhmässä?

Fasilitointi on parhaimmillaan ja aidoimmillaan silloin, kun se synnyttää muutosta ryhmässä auttaen ryhmän jäseniä olemaan avoimempia, rakentamaan luottamusta, ratkaisemaan ongelmia ja kehittymään. Ryhmän luottamuksen rakentuminen edellyttää tunteiden hyväksymistä ja niiden avointa ilmaisua. Tämä vaatii fasilitaattorilta aitoa läsnäoloa, herkkyyttä ryhmän tilanteelle ja tarpeille, kykyä sopeutua ryhmän kulttuuriin, sekä avointa asennetta.

Ole aidosti läsnä

Riippumatta siitä, kuinka hyvin valmistaudut tilaisuuteen, et voi tietää mitä tapahtuu ennen kuin olet samassa tilassa ryhmän kanssa. Osallistujien sanojen kuuntelu, sekä ilmeiden ja pienimpienkin eleiden herkkä havainnointi tarjoilee fasilitaattorille valtavasti lisäinformaatiota oman työn tueksi. Fasilitaattori ei voi sivuuttaa ryhmältä tulevia viestejä, mutta joidenkin viestien vastaanottaminen ja ihmisten aito kohtaaminen vaatii myös rohkeutta.

Fasilitointi on jokaisen osallistujan huomioimista, välittämistä ja aitoa kiinnostusta aiheeseen. Fasilitoinnin tarkoituksena on rohkaista ryhmän jäseniä ja vahvistaa luottamusta heidän kykyynsä ratkaista ongelmia ja kehittyä. Mielestäni fasilitointi ei voi olla täysin onnistunutta, ellei sitä tee täydellä sydämellä, mikä toki pätee kaikkeen luovaan työhön. Tekniikan voi sitten kyllä oppia ja sitä voi hioa, jos asenne on kohdallaan.

Perusta luottamuksen rakentumiselle luodaan jo valmisteluvaiheessa. Jopa pienten yksityiskohtien huomioiminen tilan valmistelussa viestii osallistujille välittämisestä ja saa heidät kokemaan itsensä tervetulleiksi. Itse tilaisuudessa luottamuksen rakentuminen tapahtuu vuorovaikutuksen kautta ryhmän ja osallistujien huomioimisella, aikaisempiin kommentteihin viittaamisella, siltojen rakentamisella eri kommenttien välillä ja palauttamisella kysymyksen muodossa takaisin ryhmälle. On myös tärkeää palata asiaan, johon lupasit palata ja huomioida välistä jäänyt puheenvuoro. Koska monet merkitykselliset asiat menevät ohi hetkessä, fasilitaattorin on oltava jatkuvasti läsnä ja valppaana.

Kuuntele ryhmää empaattisesti

Fasilitoinnin kannalta kuuntelemisen tärkeyttä ei voi liikaa korostaa, sillä se on keskeinen työkalu keskustelun ohjaamisessa. Kuunteleminen vaatii tekniikan harjoittelua, mutta ennen sitä on tärkeää pysähtyä tärkeimmän elementin äärelle: läsnäoloon ja vuorovaikutukseen ryhmän kanssa. Olen nähnyt teknisesti päteviä fasilitaattoreita ja valmentajia, jotka jättivät täysin huomioimatta ryhmän ilmeiden tai eleiden kautta välitetyt viestit. Syyt voivat olla monia, kuten harjaantumattomuus pienten signaalien havainnoinnissa, epävarmuus kohdata erilaisia näkökulmia ja tunteita, tai liiallinen kiinni pitäminen omasta suunnitelmasta, ryhmän tarpeiden kustannuksella. Kaikki nämä syyt ovat ymmärrettäviä; samalla fasilitaattori kuitenkin jättää käyttämättä tilaisuuden saada paljon arvokasta tietoa ja luoda yhteyttä ryhmään samalla. Työ jää pinnalliseksi, jos osallistujien tunteita ei huomioida. Fasilitointia hyödynnetään usein muutostilanteissa ja muutokseen liittyy luonnollisesti tunteita, joita on myös tärkeää käsitellä.

Mielestäni fasilitaattorin on kyettävä hyväksymään erilaiset tunteet, jotka ryhmässä heräävät. Sitä ennen hänellä täytyy olla kyky tunnistaa ja hyväksyä omat tunteensa. Vaikka fasilitaattori on sisällöltään neutraali, hän ei ole – eikä hänen tarvitse olla – tunneneutraali. Omien tunteiden tunnistaminen ja sanoittaminen auttaa myös niiden hallinnassa.

Avointen kysymysten avulla saat arvokasta tietoa ja virität keskustelua.

Monesti, vaikka tarkoituksemme on esittää avoimia kysymyksiä, ne tulevatkin suusta ulos suljettuina. Suljetut kysymykset eivät jätä tilaa keskustelulle, luovalle ajattelulle, odottamattomille näkökulmille tai tunteiden moninaisuudelle. Avoin kysymys antaa paljon mahdollisuuksia. Itse pyrin fasilitoidessa ja valmentajanakin saamaan osallistujat aktiivisiksi mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ja siten virittämään keskustelevan ilmapiirin. Tähän pyrkivät niin sanotut “ovenavauskysymykset”:”Miltä tämä päivän runko kuulostaa?”, “Mitä ajatuksia tämä herättää?”, “Mikä on jäänyt mieleesi…?” Ja sitten hiljaisuus (hiljaisuuden sietäminen taitaakin olla fasilitaattorin arvokkain taito!).

Havainnoimalla ihmisten ilmeitä ja eleitä sekä kysymällä niistä voit hyödyntää sanattomia viestejä.

Yhtä tärkeitä kuin osallistujien sanalliset kommentit ovat fasilitaattorin havaitsemat sanattomat viestit ilmeistä ja eleistä:”Petri, näytät pohdiskelevalta. Olisi hienoa kuulla ajatuksiasi aiheesta.”

Ilmeiden ja eleiden havainnointi auttaa saamaan paljon hyödyllistä tietoa osallistujien näkemyksistä, kokemuksista ja tunteista, mikä voidaan hyödyntää prosessissa, jos niistä tiedetään. Ilmeet ja käytös, jotka viestivät turhautumisesta, kritiikistä tai välinpitämättömyydestä aiheeseen tai tilanteeseen nähden, ovat suora viesti ja mahdollisuus, jota ei pidä ohittaa. Vaikka jokin huoli tai ongelma ei olisikaan suoraan tapahtuman tavoitteisiin liittyvä, jos sitä ei käsitellä, se voi olla este tapahtuman tavoitteiden saavuttamiselle. Kun tunteet ovat voimakkaita – olipa kyse yksittäisestä henkilöstä tai ryhmästä – kuunteleminen on aina oikea työkalu. Ja usein kuunteleminen riittää. Ryhmä ei odota sinun tai tapahtuman ratkaisevan heidän huoliaan, mutta niiden vastaanottaminen ja niistä keskusteleminen auttaa keskittymään todelliseen ongelmaan.

Kerro omin sanoin osallistujille ymmärtämäsi viesti.

Fasilitaattori voi edistää keskustelua kertomalla omin sanoin, mitä hän on ymmärtänyt tilanteesta tai käsiteltävästä aiheesta osallistujien puheiden perusteella. Nyt on siis kyse keskustelun ytimen kokoamisesta, kun aiemmin puhuimme tunteiden sanoittamisesta: “Olenko ymmärtänyt oikein…”

Joskus monimutkaisissa keskusteluissa on hyvä idea kuvata ymmärtämäsi asiat fläppi- tai valkotaululle. Aiheen näkeminen visuaalisesti auttaa jäsentämään ajatuksia ja edistämään keskustelua. On kuitenkin tärkeää varmistaa, ettet lisää omia tulkintojasi tai mielipiteitäsi keskusteluun, vaan säilytät neutraalin roolisi fasilitaattorina.

Tuo tiimin kehittäminen staitosi uudelle tasolle

Häiritsevään käyttäytymiseen puuttuminen

Sen lisäksi, että sanattomiin viesteihin puuttuminen antaa hyödyllistä tietoa, se asettaa osallistujan vastuuseen, kun häneltä kysytään suoraan ja uteliaasti, mistä hänen huokauksensa johtuu, mitä hän piikittelevällä kommentilla tarkoittaa, tai haluaisiko hän nostaa yhteiseen keskusteluun jotain kuiskuttelusta vierustoverin kanssa. Fasilitaattorina on todella tärkeää tiedostaa, että vallan väärinkäyttö ja jopa työpaikkakiusaaminen piileskelee usein pienissä asioissa, kuten äänen vivahteissa, kasvojen ilmeissä, lähes huomaamattomissa kommenteissa tai lyhyessä katseiden vaihdossa. Ulkopuolisena fasilitaattorina on samalla oltava nöyrä ja ymmärrettävä omat rajalliset mahdollisuudet vaikuttaa tilanteeseen. Samalla ulkopuolisena fasilitaattorina sinulla on mahdollisuus osoittaa, ainakin tällä kertaa, että huomaat mitä huoneessa tapahtuu ja pyydät osallistujia ottamaan vastuun omasta käyttäytymisestä rakentavalla tavalla. Tämä on äärimmäisen tärkeää turvallisen ilmapiirin luomisessa. Jos jätät huomiotta toisten solvaamisen tai loukkaamisen, olet mukana hyväksymässä tällaista käytöstä. Ehkäpä hetkellinen puuttuminen voi kylvää siemenen muutokselle ja auttaa ryhmän jäseniä näkemään vaihtoehdon omalle käyttäytymistavalle. Jos negatiivisen vallan käyttäjä on ryhmän johtaja, mahdollisesti jopa tapahtuman tai projektin tilaaja, on aika arvioida, mitkä ovat vaikutusmahdollisuutesi tilanteessa. Itse, jos en näe mahdollisuuksia työlläni vaikuttaa positiivisesti ryhmään, en näe silloin myöskään syytä jatkaa yhteistyötä. Nämä ovat tietysti henkilökohtaisia arvovalintoja, ja joskus oikean päätöksen tekeminen vaatii tilanteen tarkkailua ja arviointia hieman pidemmän ajanjakson ajan.

Tärkeintä on olla tietoinen siitä, että negatiivinen vaikuttaminen piilee usein juuri pienissä vivahteissa, koska niihin on vaikea puuttua ja ne pääsevät näin jatkumaan hallitsemattomina. Tekijän on helppo kieltää tarkoittaneensa mitään pahaa lähes huomaamattomalla ilmeellä. Siksi, jos puutut tilanteeseen, sinun on pystyttävä tarjoamaan teräviä yksityiskohtia siitä, mitä näit. Jokaisen vaikutelman takana on sana tai jopa pieni teko, joka on tärkeää tavoittaa:”Jaana, huomasin sinun hymyilevän, kun Aliisa antoi esimerkin omasta asiakaskokemuksestaan. Haluaisin kuulla, mitä ajattelit.”

Tässä osassa olen keskittynyt enemmän ilmeisiin ja käytökseen, jotka välittävät negatiivisia tunteita. Negatiivisella tarkoitan sitä, että jos tällainen toiminta jätetään huomiotta ja sen annetaan jatkua, tilaisuuden tavoitteen saavuttaminen vaikeutuu, turvallinen ja luottamuksellinen ilmapiiri kärsii, ja todennäköisesti myös osallistujien motivaatio kärsii.

Valitettavasti on paljon työpaikkoja, joissa vallitsee huono ilmapiiri, on kiusaamista ja tapahtuu vallankäyttöä muiden kustannuksella. Tämä johtuu usein puutteellisista vuorovaikutustaidoista. Jos fasilitaattorina pystyn tuomaan näitä asioita esiin ja auttamaan ryhmää tai organisaatiota parantamaan yhteistyötään ja vuorovaikutusta, koen työni olleen merkityksellistä.

Kannusta positiivista toimintaa ja huomioi kehittyminen

Positiivisella palautteella on suuri voima. Siksi sitä kannattaa käyttää myös työkaluna ryhmän kehittämisessä. Fasilitaattorin utelias asenne ja kiinnostuksen osoitus sekä käsiteltäviä aiheita, että ryhmää kohtaan, ruokkivat energiaa ja kiinnostusta asiaa kohtaan myös ryhmässä. Käänteisesti voi miettiä, miltä tuntuu työskennellä ryhmässä, jossa keskustelua fasilitoi välinpitämätön henkilö. Kiinnostus ruokkii uteliaisuutta ja auttaa ihmisiä esittämään syvällisempiä kysymyksiä. Se välittää myös tunteen siitä, että ryhmän tekemää työtä arvostetaan. Fasilitaattori voi myös auttaa ryhmän jäseniä parantamaan omia ryhmätyötaitojaan sanoittamalla pienetkin myönteiset havainnot palautteen muotoon. Erityisesti jos osallistujilla on ollut alussa ongelmia esimerkiksi toisten kuuntelemisessa, aiheessa pysymisessä tai jopa omien erilaisten näkökulmien esittämisessä, on tärkeää antaa positiivista palautetta heti, kun havaitaan edistystä:”Olette hienosti huomioineet toisianne ja kyselleet toisiltanne kysymyksiä ymmärtääksenne paremmin eri näkökulmia. Tämä mahdollistaa paljon monipuolisemman keskustelun ja erilaisten näkökulmien hyödyntämisen. Muistatteko, että aiemmin näin ei tapahtunut juuri lainkaan, joten on hienoa nähdä se nyt.”

Yksittäisten osallistujien esimerkillistä käyttäytymistä voi myös tuoda esiin, kunhan ei keskity liikaa yksittäisen henkilön esiin nostamiseen toistuvasti:”Kiitos Saara, kun muistutit, miten tärkeää on pysyä aiheessa. Tämä on teidän ryhmän kehittymisalue, joten on tärkeää nostaa se säännöllisesti esiin. Näin saatte palavereistanne paljon tehokkaampia ja energisempiä.”

Parhaimmillaan fasilitaattori ei ainoastaan ohjaa tilaisuutta kohti sen tavoitetta, vaan auttaa samalla ryhmää kehittämään sisäistä vuorovaikutusta ja ottamaan siitä vastuuta, varsinkin jos kyseessä on pysyvä tai pidempään yhdessä työskentelevä tiimi. Näin ryhmän kyky ohjata itseään ja ottaa vastuuta kasvaa.

Tämän blogiartikkelin kirjoittaja on Xpedion perustaja ja toimitusjohtaja Mirjami Sipponen-Damonte. Hän on työskennellyt fasilitoinnin ja organisaation kehittämisen parissa ympäri maailmaa viimeiset 18 vuotta. Tutustu Mirjamiin paremmin täällä.