Mitä fasilitointi on ja miksi SINUN pitäisi olla kiinnostunut siitä?

Mitä sana fasilitointi tuo sinulle mieleen? Fasilitointi-sanaa käytetään laajalti työelämässä, mutta luultavasti monilla eri merkityksillä ja tulkinnoilla. Mitä keskustelun fasilitoiminen tarkoittaa? Entä kun yhteistyötä tai projektia fasilitoidaan? Mitä strategian fasilitointi pitää sisällään? Tässä blogikirjoituksessa haluan jakaa oman näkemykseni siitä, mitä fasilitointi on ja – erityisesti – miksi SINUN pitäisi olla kiinnostunut siitä.

Miksi SINUN pitäisi olla kiinnostunut fasilitoinnista?

• Osallistujat eivät keskity palaverissa tai tekevät montaa eri asiaa samanaikaisesti
• Palaverin tavoitteet eivät ole selkeät
• Palaverissa ei koskaan ehditä käsitellä kaikkia agendan asioita
• Osallistujat ovat passiivisia palaverien aikana ja heihin on vaikea luoda yhteyttä
• Jotkut ovat alati äänessä, eikä asialle tehdä mitään
• On keskustelua, mutta kenelläkään ei ole rohkeutta nostaa kissaa pöydälle
• Palaverissa sovittuihin toimenpiteisiin tai päätöksiin ei olla sitoutuneita

Jos joku yllä olevista on turhankin tuttua, kannattaa fasilitointiin tutustua tarkemmin, sillä yksinkertaisimmillaan fasilitoinnissa on kyse hyvistä, osallistavista palavereista. Fasilitointi on  keskeinen osa johtajuuden taitoja, sillä suuri osa johtamisesta tapahtuu juuri palavereissa.

Näiden arkisten haasteiden seurauksena on yleensä suurempia ongelmia: valtava määrä hukkaan heitettyä työaikaa tehottomien palaverien takia. Strategiat jämähtävät neukkareihin ja power point-dioihin, eivätkä toteudu tosielämässä. Osallisuuden puute ja epäselvyys johtaa turhautumiseen ja motivaation laskuun.

En voi väittää, että fasilitointi olisi ratkaisu kaikkiin organisaation ongelmiin, mutta väitän kyllä, että fasilitointitaitojen sisäistäminen palavereissa ja osana johtajuuden taitoja tekevät työstä sujuvampaa, tehokkaampaa, mielekkäämpää ja hauskempaa.

Joten mitä fasilitointi siis on? Tässä on määritelmäni, joka on linjassa The International Association of Facilitators -järjestön kompetenssien kanssa:

Fasilitointi tarkoittaa ryhmän työskentelyn tavoitteellista ohjaamista erilaisissa ryhmätilaisuuksissa, kuten palavereissa ja työpajoissa niin,että kaikki ryhmän jäsenet osallistuvat aktiivisesti ja tasa­puolisesti työskentelyyn. Tämä tapahtuu huolellisen suunnittelun ja erilaisten ryhmätyöskentelyn menetelmien avulla, sekä turvallisen ja osallistavan ilmapiirin muodostumiseen ja ylläpitoon eri tavoin vaikuttamalla.

Fasilitoinnin tarkoituksena on hyödyntää ryhmän kätkettyä viisautta ja samalla auttaa ryhmän jäseniä sitoutumaan yhteisten tavoitteiden saavuttamiseen.

Fasilitoidussa tilanteessa ryhmä itse analysoi tunnistettujen haasteiden taustaa, tuottaa ideoita, etsii ratkaisuja ongelmiin, tekee päätöksiä ja konkretisoi toimenpiteitä. Tämän mahdollistamiseksi tarvitaan henkilö, joka taitaa ryhmän ohjauksen taidot monesta eri kulmasta, eli fasilitaattori. Hyvän fasilitaattorin avulla ryhmän jäsenillä on mahdollisuus keskittyä keskustelun sisältöön ja he pystyvät tuomaan esiin omaa osaamistaan. Fasilitaattori varmistaa, että jokaisessa vaiheessa asioita käsitellään sopivin, tapahtuman tavoitteita tukevin menetelmin.

Valmistaudu fasilitointi koulutus

Miksi fasilitointia tarvitaan? Tässä kolme syytä:

• Erilaisuuden johtaminen: Organisaatioiden toimintaympäristön muuttuessa monimutkaisemmiksi, tarve hyödyntää monipuolista osaamista päätöksenteossa on kasvanut. Kenelläkään yksittäisellä henkilöllä tai yhteisöllä ei ole riittävästi asiantuntemusta pärjätäkseen nopeasti muuttuvassa maailmassa, joten uusien ratkaisujen löytäminen edellyttää monipuolista osaamista omaavia ryhmiä. Fasilitointi edistää erilaisten näkökulmien aitoa kuuntelemista ja kunnioittamista, sekä omien näkemysten ja ajatusten selkeää ilmaisua. Tämä mahdollistaa laajan kokonaiskuvan saamisen tilanteesta ja oikean toimintatavan tunnistamisen.
• Sitoutuminen ja muutoskyvykkyys: Ihmiset odottavat, että heitä otetaan mukaan heitä koskevaan päätöksentekoon. Henkilöt, jotka itse pääsevät vaikuttamaan ja ilmaisemaan näkemyksiään yhteisistä ongelmakohdista, ovat myös sitoutuneita työskentelemään näiden asioiden eteen. Sitoutuminen edistää muutosten nopeaa toteuttamista ja näin edesauttaa organisaatioiden uudistumista. Sitoutumisen lisäksi fasilitoinnilla voidaan auttaa käsittelemään muutoksen aiheuttamia tunteita, mikä edistää yksilöiden, ryhmän tai koko organisaation muutoskyvykkyyttä.
• Työn merkityksellisyys: Työ ja elämänhallinta vaativat nykyään paljon. Tämä näkyy muun muassa kasvavina masennusoireina sekä mielenterveysongelmista johtuvina sairauspoissaoloina. Mahdollisuudet vaikuttaa omaan työhön, tulla kuulluksi ja säilyttää hallinnan tunne muutostilanteissa ovat tärkeitä työntekijän hyvinvoinnille. Lisäksi mahdollisuus vaikuttaa oman työn kautta johonkin suurempaan tukee myös kokemusta työn merkityksellisyydestä.

Fasilitointi palvelee siis samanaikaisesti sekä laajempaa organisaatiota, että siihen osallistuvia yksilöitä.

Mitä tahansa fasilitointi kullekin henkilölle tarkoittaakaan, kannattaa katsoa pintaa syvemmälle tunnistaakseen sen hyödyt ja siihen vaaditut taidot. Fasilitointi on toisaalta sekä rooli (fasilitaattorin tehtävä) että yhdistelmä taitoja, jotka täytyy hallita fasilitoidakseen asiantuntevasti ja onnistuneesti. Fasilitointi keskeisenä osana nykyaikaista johtamista on myös tapa tukea itseohjautuvien tiimien onnistumista ja kehittymistä.

Tämän postauksen kirjoittaja on Xpedion perustaja ja toimitusjohtaja Mirjami Sipponen-Damonte. Hän on työskennellyt fasilitoinnin ja organisaation kehittämisen parissa ympäri Eurooppaa viimeiset 17 vuotta. Tutustu Mirjamiin paremmin tästä.