Kuinka antaa palautetta työyhteisössä? – Opas vahvan palautekulttuurin edistämiseen

Palautteen antaminen on yksi tärkeimmistä, mutta myös haastavimmista johtajuuden taidoista. Hyvin annettu palaute vahvistaa motivaatiota, selkeyttää odotuksia ja parantaa työyhteisön ilmapiiriä. Sen sijaan huonosti annettu palaute voi heikentää luottamusta, lisätä turhautumista ja vaikuttaa kielteisesti koko tiimin ilmapiiriin. Miten kehittää palautetaitoja ja luoda työyhteisöön palautekulttuuri, joka tukee sekä yksilöiden että koko tiimin kehittymistä?

Palautteen vastaanottamisen haaste – vai mahdollisuus?

Palautteesta puhuessa on tärkeää kurkistaa sen taakse ja myöntää, että itse asiassa harva meistä rakastaa ottaa vastaan itseen liittyvää kritiikkiä – ja usein korjaava palaute nähdään kritiikkinä. Ehkäpä tiedostat itsekin, kuinka helppoa on mennä korjaavaa palautetta saadessa puolustuskannalle. Puolustautuminen voi näkyä esimerkiksi tarpeena selitellä ja perustella omia valintoja, kieltää asia, tai jopa hyökätä vastapalautteella. Itsetuntemuksen kannalta on todella tärkeää tutkia omia puolustautumisreaktioita ja pohtia mikä saa ne aktivoitumaan. Kyse ei ole niinkään toisen henkilön antamasta palautteesta vaan siitä tunteesta minkä se sytyttää meissä itsessämme. Puolustuskannalle lähteminen johtuu siitä, että koemme jonkinlaisen uhkan. Onko uhattuna oma ammatti-identiteetti, muiden arvostus, riittävyys, hyväksytyksi tuleminen, ansainta…? Tätä on todella hedelmällistä pohtia ymmärtääkseen itseä ja omia reaktioita paremmin. Palaute voi auttaa meitä oppimaan itsestämme todella paljon – jos vain annamme sille mahdollisuuden. Toisaalta palautetta antaessa on tärkeää kiinnittää huomiota palautteen antamistapaan, jotta sen vastaanottaminen olisi mahdollisimman helppoa.

Ole antelias positiivisen palautteen kanssa

Lukuisat tutkimukset osoittavat, että niin lapset kuin aikuiset motivoituvat ja kehittävät toimintaansa paremmin positiivisen palautteen kautta. Meidän on helppo tehdä enemmän jotain mitä jo teemme hyvin, kunhan tulemme tietoisiksi sen arvosta. Olen nähnyt erilaisia tutkimuksia sopivasta positiivisen ja korjaavan palautteen suhteesta, mutta mieleeni on vahvimmin juurtunut 4:1 suhde, eli neljä positiivista yhtä korjaavaa kohden ajassa. Näitä ei siis tietenkään tarvitse antaa samassa hetkessä, vaan yleisesti ottaen huomioida kaikki sellainen toiminta, joka vie kohti haluttuja tavoitteita, ylittää standardit tai tukee haluttuja toimintatapoja. Positiivinen palaute ei ainoastaan vahvista suoritusta ja motivaatiota, vaan se myös rakentaa luottamusta. Jos tiedän, että kollega tai esihenkilö näkee sen mitä teen hyvin ja arvostaa sitä, olen paljon valmiimpi vastaanottamaan myös korjaus- ja kehitysehdotuksia. Ja korjaavan palautteen kaverina pitäisi aina olla muutama positiivinen palaute, jolla tuet henkilön motivaatiota toiminnan muutoksessa. Ollakseen vaikuttavaa, myös positiivisen palautteen on oltava konkreettista ja kiinnityttävä henkilön toimintaan ja sen positiivisiin vaikutuksiin. Kehu tai kiitos voi tuntua kivalta, mutta se ei auta vielä kehittymään.

Tee jatkuvasta palautteesta osa arkea

Palautteen antamisen ei tulisi olla vain satunnainen tapahtuma, kuten vuosittainen kehityskeskustelu. Kun palaute on luonteva osa arkea, tukee se jatkuvaa oppimista, luottamusta ja tiimin suorituskykyä. Vahvan palautekulttuurin luomiseksi:

• Keskustele tiimissä palautteen antamisesta ja vastaanottamisesta: Tuo esiin palautteen merkitys jatkuvalle oppimiselle ja tiimin suorituskyvyn kasvattamiselle. Pyydä tiimin jäseniä miettimään miltä palautteen vastaanottaminen tuntuu ja mitkä voisivat olla hyviä käytäntöjä palautteen antamiselle tiimin jäsenten kesken.
• Tee palautteesta luonteva osa keskusteluja: Palaute on parhaimmillaan arkista, selkeyttävää keskustelua. Sen ei tarvitse tulla aina palaute-otsikon alla, vaan se voi olla sisäänrakennettuna monenlaisissa keskusteluissa.
• Anna palautetta palautteen antamisesta: Kun näet tai kuulet tiimin jäsenten antavan palautetta toisilleen, vahvista tätä antamalla positiivista palautetta ja kerro sen merkityksestä tiimin kulttuurille ja kehittymiselle.
• Pyydä itsellesi palautetta: Toimi itse esimerkkinä pyytämällä palautetta omasta toiminnastasi. Tee se niin, että toisten on myös helppo sitä antaa. Jotkut tarvitsevat enemmän aikaa pohtia palautetta ennen sen antamista. Ole tarkkana sen kanssa, ettet mene puolustuskannalle, muutoin nostat kynnystä toisten palautteen antamiselle vastaisuudessa. Kuuntele avoimin mielin ja kysy tarvittaessa lisäkysymyksiä. Voit kertoa avoimesti tunteistasi, jos jonkun palautteen vastaanottaminen tuntuu vaikealta. Nuku yön yli ja pohdi saamaasi palautetta uudelleen. Mitä voit oppia siitä?

Anna palautetta niin, että se tukee kehittymistä

Palautteen tarkoitus on auttaa toista kehittymään. Kehittävä palaute taas perustuu selkeyteen, ajoitukseen ja kunnioittavaan lähestymistapaan. Tämän vuoksi palautteen antamiseen on hyvä valmistautua ja kirjata itselle valmiiksi ylös toiminta, mistä haluat puhua sekä sen vaikutukset (positiiviset tai negatiiviset), varmistaaksesi, että asia tulee varmasti esiin selkeästi.

Käytä näitä kolmea periaatetta palautteen antamiseen:

A) Ole selkeä ja konkreettinen

Epämääräinen palaute, kuten ”hyvin tehty” tai ”voisit parantaa tässä”, ei jätä toiselle paljoa käteen. Sen sijaan konkretisoi palaute esimerkiksi näin:

✅ ”Pidin tavasta, jolla esittelit projektin asiakkaalle tarinan muodossa – se oli selkeä ja inspiroiva. Tämä tukee myös yrityksemme brändiä.”

❌ ”Hyvin vedetty palaveri.” (Miksi? Mikä meni hyvin?)

B) Ajoita palaute oikein

Palautteen tulee olla ajankohtaista, jotta se on vaikuttavaa. Älä säästä positiivista palautetta kehityskeskusteluun tai anna korjaavaa palautetta vasta kuukausien päästä tapahtumasta. Mitä nopeammin palaute annetaan, sitä paremmin se tukee henkilön, ja myös työyhteisön palautekulttuurin, kehittymistä.

C) Rakenna luottamusta ja vältä syyttelyä

Kritiikin saaminen voi olla vaikeaa, mutta se on helpompi vastaanottaa, jos ilmapiiri on turvallinen ja palautteen antaja osaa osoittaa palautteen tarkoituksen olevan kehittävä, eikä rankaiseva:

✅ ”Projektin aikataulu venyi emmekä saaneet tuloksia mukaan vuoden lopun analyysiin. Tämä vaikuttaa analyysin laatuun ja nyt meidän pitää miettiä uusi tapa tuoda projektin tulokset esille. Kuulisin mielelläni mistä aikataulun viivästyminen johtui ja miten voisit varmistaa aikataulussa pysymisen jatkossa.”

❌ ”Et saanut projektia ajoissa valmiiksi. Tämä oli pettymys.”

Uuden edessä: tutkiva ja mahdollistava palaute

Aina ei palautteen antajallakaan ole valmista näkemystä siitä, mitä pitäisi kehittää, varsinkaan jos ollaan uuden tutkimisen äärellä. Miten rohkaista toista eteenpäin jos et itsekään palautteen antajana ole ihan varma suunnasta? Tutkiva ja mahdollistava palaute on enemmän reflektoivaa ja mahdollisuuksia auki jättävää.

1. Kerro avoimesti, että sinullakaan ei ole ratkaisua asiaan:
   – “Tässä on selvästi paljon potentiaalia, mutta rehellisesti sanottuna en vielä tiedä, mikä olisi paras tapa edetä. Pohditaan yhdessä, miten tätä voisi viedä eteenpäin.”
2. Kehystä palaute tutkivaksi, eikä pelkästään arvioivaksi: Sen sijaan että sanoisit “Tämä ei vielä toimi”, voit käyttää tutkivia kysymyksiä, jotka ohjaavat henkilöä kehittämään ajatuksia.
   – “Tämä herättää mielenkiintoisia ajatuksia – mitkä ovat vaihtoehdot, joita voisimme kokeilla?”
   – “Mikä voisi tehdä tästä entistä vahvemman tai selkeämmän?”3. Käytä ”kehittävä pluskysymys” -mallia: Tuo ensin esiin se, mikä toimii ja mikä on kiinnostavaa, ja yhdistä siihen kysymys, joka avaa uusia näkökulmia.- “Tämä lähestymistapa tuntuu lupaavalta. Missä tilanteissa se voisi toimia erityisen hyvin – ja missä ehkä vähemmän?”

   4. Rakenna kokeilevaa kulttuuria – painota, että kehitys ei tarkoita valmista ratkaisua heti: Kun kehitetään jotain uutta, ei tarvitse tavoitella täydellisyyttä kerralla. Tämä voi olla tärkeä muistutus henkilölle.

   – “Tämä on vasta ensimmäinen askel, ja on luonnollista, että asiat tarkentuvat kokeilemalla. Mikä olisi pieni testi, jonka voisimme tehdä seuraavaksi?”

   5. Tunnista ja sanoita henkilön osaaminen: Vaikka sinulla palautteen antajana ei olisi ratkaisua, voit silti tuoda esiin henkilön vahvuuksia ja luottaa hänen kykyynsä kehittää asiaa eteenpäin.

   – “Sinulla on hyvä ote tähän asiaan ja selvästi ymmärrät sen ydinhaasteet. Mitä näkisit itse seuraavaksi askeleeksi?”

   6. Muista myös palautteen jatkuvuus ja yhteinen oppiminen: Kun esihenkilö antaa palautetta epävarmassa tilanteessa, hän voi korostaa, että keskustelu jatkuu eikä kyse ole kertaluonteisesta arvioinnista.

   – “Tämä on prosessi, ja pidetään keskustelua auki. Seuraavassa vaiheessa voitaisiin tarkastella, miten kokeilu toimii ja mitä siitä opittiin.”

Hyvä palautekulttuuri edistää psykologista turvallisuutta ja jatkuvaa oppimista

Hyvä vuorovaikutus on dynaamista, vastavuoroista, toista huomioivaa, ja samanaikaisesti rajoja asettavaa. Tällaisessa asetelmassa yhteistyö on turvallista kun tiedämme tulevamme kuunnelluiksi ja toisaalta tiedämme mikä kenellekin on tärkeää. Psykologisesti turvallisessa yhteisössä on riittävästi luottamusta – ehkäpä myös itseluottamusta – epäkohtien esiin tuomiseen ja palautteen vastaanottamiseen ilman puolustuskannalle ajautumista. Psykologisen turvallisuuden lisäksi tarvitaan vastuun ottamista ja vastuun odottamista muilta liittyen työn tuloksiin. Tulosvastuullinen ja psykologisesti turvallinen tiimi on jatkuvassa oppimisen ja kehittymisen tilassa.

Haluatko kehittää työyhteisösi palautekulttuuria ja vahvistaa organisaation johtamiskulttuuria? Xpedio tarjoaa valmennuksia, joissa autamme esihenkilöitä ja tiimejä kehittämään palautetaitojaan ja rakentamaan vahvaa, oppivaa organisaatiota. Ota yhteyttä ja varataan aika keskustelulle!