Sinustako hyvä fasilitaattori? Fasilitoinnin alkeet esihenkilölle

Alkuperäisen artikkelin on kirjoittanut Raija Lahtinen Bonnierille kesäkuussa 2022.

Fasilitaattori ohjaa ryhmäprosessia tavoitteellisesti ja sisällön osalta mahdollisimman neutraalisti. Hän ei ratkaise asioita ryhmän puolesta. Fasilitointi voi olla monelle esihenkilölle hyvä työkalu tulokselliseen yhteistyöhön organisaatiossa, ja se tukee myös muutoksen johtamista eli organisaatiomuutosten ja siirtymien hallintaa.

1. Fasilitoinnilla helpotetaan ryhmätyöskentelyä

Palaverit ovat harmillisen usein vailla selkeitä tavoitteita ja pätevää ohjausta, jolloin tavoitteet jäävät saavuttamatta sille varatussa ajassa. Fasilitoinnin tarkoituksena on helpottaa ja ohjata ryhmän työskentelyä. Fasilitointi on yhteisen tekemisen ohjaamista sekä joukko menetelmiä ja työkaluja.

Organisaatiot voivat hyödyntää fasilitointia esimerkiksi innovoinnissa, päätösten tekemisessä ja muutostilanteissa. Fasilitointi soveltuu perinteisten palaverien lisäksi etä- ja hybridikokouksiin ja työpajoihin.

Fasilitoinnissa ryhmää ohjataan kehittämään itse ratkaisuja. Ohjaajana toimii fasilitaattori, joka luotsaa ja sitouttaa ryhmää kohti yhteistä tavoitetta. Fasilitoinnilla voidaan

• parantaa yhteistyötä
• lisätä tasaveroista osallistumista
• saada kaikkien potentiaali käyttöön
• tukea itseohjautuvuutta
• lisätä motivaatiota ja sitoutumista
• lisätä työhyvinvointia
• parantaa aikatauluissa pysymistä
• kehittää etenemistä tuloksiin.

2. Monia menetelmiä ja koulukuntia

Fasilitoinnista on olemassa eri koulukuntia ja menetelmiä. Apuna voi käyttää erilaisia sovelluksia, joita on saatavilla sekä maksullisina että maksuttomina. Yhteistä niille on

• suunnitelmallisuus
• tavoitteellisuus
• osallistaminen
• vuorovaikutuksen lisääminen
• aikatauluissa pysyminen
• eri näkökulmien kerääminen ja analysointi
• fasilitoijan neutraali rooli.

Fasilitoinnissa on prosessin muotoilussa ja etenemisessä paljon samaa kuin yleensäkin hyvässä johtamisessa ja hyvissä työyhteisötaidoissa.

– Fasilitoinnissa voi soveltaa monipuolisesti erilaisia ryhmämenetelmiä. Eri alustoilla on valkotauluja, joissa voidaan työskennellä yhdessä jouhevasti. Samalla myös anonymiteetti on mukana, jolloin osallistujien ideoita saadaan tarkasteltua objektiivisemmin. Se on hyvin demokraattinen tapa, toteaa ammattifasilitaattorina toimiva ja fasilitaattoreita valmentava KTM Mirjami Sipponen-Damonte.

Hän pitää olennaisena eri menetelmien käyttöä vastuullisesti.

– On tärkeää ymmärtää laajasti fasilitoinnin ajatus – miten kaikki pääsevät esimerkiksi osallistumaan tiimin kehittämiseen – eikä vain palasia siitä. Tärkeää on myös oppia soveltamaan fasilitoinnilla omiin tavoitteisiin sopiva prosessi.

Sipponen-Damonte on fasilitoinut ja kouluttanut yli 15 vuotta eri alojen kotimaisia ja kansainvälisiä yrityksiä, kuten teollisuuden, teknologia- ja pelialan yrityksiä sekä kouluja ja yliopistoja. Hänellä on kansainvälisen fasilitaattoriyhdistyksen (IAF) korkein sertifikaatti. Sipponen-Damonte työskentelee omasta konsultointiyrityksestään Xpedio Oy käsin. Vuonna 2020 häneltä ilmestyi kirja Varmuutta fasilitointiin. Hän on hyödyntänyt fasilitointia myös rikos- ja riita-asioiden sovittelijana.

Omissa valmennuksissaan Sipponen-Damonte käy valmennettavien kanssa läpi konkreettisia menetelmiä, joita nämä voivat fasilitaattoreina käyttää eri tilanteissa, ja miten he voivat muokata menetelmiä omiin tilaisuuksiinsa sopiviksi.

– Ymmärrys siitä, miten sopivan menetelmän valitsee, antaa näkökulmaa ja varmuutta. Samoin osallistujien käyttäytymisen ymmärtäminen – miten vaikkapa puheliaita tai introvertteja käsitellään.

Tapoja fasilitoida on siis monia, esimerkiksi legopalikoita hyödyntäen. Sipponen-Damonte käyttää työssään muun muassa Lego Serious Play -menetelmää. Siinä ratkotaan organisaation ongelmia kolmiulotteisesti Lego-palikoita hyödyntäen.

– Käsien ja aivojen yhteistyöstä on paljon tutkimusta. Lego-palikoiden avulla voidaan vauhdittaa ratkaisujen löytymistä ja luovuutta tehokkaammin kuin pelkillä sanoilla ja Powerpoint-kalvoilla. Käytän menetelmää strategisten kysymysten ratkomisessa, esimerkiksi yhteisten arvojen rakentamisessa. Sillä on mahdollista saada kaikki osallistumaan ja sitä kautta myös sitoutumaan yhteisiin arvoihin, kertoo Sipponen-Damonte.

Avaa potentiaalisi taitavana fasilitaattori

3. Fasilitaattori ohjaa ja osallistaa

Fasilitaattorin tehtävänä on luoda edellytykset yhteistyön onnistumiselle. Hän luo otolliset olosuhteet hyvälle vuorovaikutukselle ryhmässä. Hän luo ryhmälle selkeän kokonaiskuvan käsiteltävistä asioista. Hän ohjaa ryhmää määrätietoisesti ja osallistaa ryhmän jäseniä kohti yhteistä tavoitetta. Fasilitaattori auttaa ryhmää kannustavalla otteella löytämään vaihtoehtoja ja parhaat ratkaisut sekä osaa kiteyttää olennaiset asiat. Hän varmistaa, että tavoitteeseen päästään sovitussa ajassa.

Ryhmätyöskentelyn parantamisessa kaikki lähtee kuuntelemisesta.

– Fasilitaattorin tulee kuunnella ryhmää herkällä korvalla. Ryhmällä voi olla ensin esimerkiksi jokin ratkottava asia, ennen kuin päästään varsinaiseen aiheeseen.

Avoimet kysymykset ovat eräs tapa auttaa yhteistä oppimista.

– Kun fasilitaattori kysyy avoimia kysymyksiä ja saa ryhmän keskinäiseen vuorovaikutukseen, voidaan oppia tiiminä.

Ryhmädynamiikan eräs yleinen haaste on, että jotkut ovat alati äänessä, kun toiset eivät tahdo saada sanaa suustaan. Fasilitaattorin tehtävä on tarvittaessa hillitä ekstroverttejä ja luoda tilaa introverteille.

– Jos hiljaisten introverttien ei ole mukavaa toimia isossa ryhmässä, voidaan lähteä liikkeelle yhdistämällä ryhmäkeskusteluihin yksilötehtäviä. Annetaan hetki aikaa pohtia, kirjoittaa ideat ylös ja jäsennellä niitä esimerkiksi parikeskusteluna. Keskustelua on helppo lähteä laajentamaan siitä isompaan ryhmään, kun asioita on pureksittu ensin pienryhmässä, neuvoo Sipponen-Damonte.

4. Yhdessä – ei valmiiksi pureskeltuna

Sipponen-Damonte vertaa fasilitointia monessa työyhteisössä edelleen vallalla olevaan perinteiseen johtamiseen.

– Perinteisesti on ajateltu, että johtajalla tai esihenkilöllä on muita enemmän asiantuntemusta ja tietoa. Perinteisessä mallissa asiat pureskellaan valmiiksi ja jalkautetaan vasta sitten. Asiat ovat kuitenkin nykyisin monisyisiä, ja asiantuntijoilla on usein enemmän tietoa kuin johtajalla. Fasilitointi onkin tapa tukea itseohjautuvaa työyhteisöä, painottaa Sipponen-Damonte.

Itseohjautuvassa työyhteisössä – jota yhä useammat työyhteisöt ovat – tarvitaan tukea vaiheittain. Fasilitoinnilla esihenkilö varmistaa, että kaikki tietävät, mihin suuntaan ollaan menossa.

– Kun suunta ja työskentelyn periaatteet ovat selkeät, asiantuntijat voivat omalla työllään mennä tavoitteita kohti. Fasilitointi on konkreettinen tapa osallistaa, koska siinä ideoidaan ja ratkotaan ongelmia yhdessä. Sivutuotteena ihmiset sitoutuvat, kun heiltä kysytään heidän mielipiteitään ja näkökulmiaan. Fasilitointi tukee aitojen muutosten syntymistä ja osallistamista jo varhain, sanoo Sipponen-Damonte.

5. Fasilitaattori ei ota kantaa

Fasilitoinnin erityispiirre on se, ettei fasilitaattori puutu käsiteltäviin asiasisältöihin, vaan ohjaa ryhmää mahdollisimman neutraalisti. Se edellyttää, että fasilitaattori luottaa muiden osaamiseen ja kokemukseen, ja kannustaa siihen myös osallistujia.

Fasilitaattori varoo vaikuttamasta ryhmän tuotoksiin. Hän

• ei ota kantaa asiasisältöön
• ei aja omaa tavoitettaan
• ei arvostele
• ei vähättele tai tyrmää osallistujien näkemyksiä
• ei sanele ratkaisuja.

Prosessin ohjaaminen ja aikataulussa pitäminen on fasilitaattorille helpompaa, kun hän ei osallistu keskusteluun. Myös turvallisen ilmapiirin ylläpitäminen ryhmässä on helpompaa, kun fasilitaattori ei esitä omia näkemyksiään eikä valitse, kenen puolella hän on.

Pitääkö ja voiko fasilitaattori olla täysin neutraali? Asia askarruttaa aina myös Sipponen-Damonten valmennettavia.

– Valmennettavillani on usein hyvin erilaisia taustoja. Viestini on olla tietoinen, että jos fasilitoit, et ole täysin neutraali. Fasilitaattorilla on aina mukana omia tunteita ja ajatuksia.

Tärkeintä Sipponen-Damonten mukaan on olla tietoinen siitä, miten oma toiminta vaikuttaa ryhmään. Silloin fasilitaattori pystyy analysoimaan omaa toimintaansa.

Kuten hyvässä johtajuudessa muutenkin, on hyvä ymmärtää oma luontainen tapa toimia – miten viestii, mihin omassa toiminnassa pitäisi kiinnittää huomio ja mitä kehittää.

– Fasilitaattorin on tärkeää tunnistaa, miksi hän kokee, että hänen täytyisi tuoda esiin omat näkemyksensä. Onko syynä organisaation suunnan näyttäminen vai se, että oma idea on niin hyvä?

Sipponen-Damonte neuvoo jaottelemaan sen, milloin tuo esiin organisaation suuntaa ja milloin vain fasilitoi. Oman näkemyksen voi ehkä tuoda esiin yhdessä palaverissa ja toisessa pitäytyä niistä. Oman näkemyksen voi tuoda esiin myös vasta sen jälkeen, kun näkemykset on ensin kerätty ryhmältä.

– Fasilitaattorin on oltava selkeä siinä, mistä asiasta hän kysyy ja mistä vain kertoo, että asiasta on jo päätetty.

Sipponen-Damonte muistuttaa, että fasilitaattorilla on joka tapauksessa paljon vaikutusvaltaa. Hän käyttää sitä päättäessään, miten suunnittelee prosessin – kuten, mitä menetelmää käytetään, mitä ryhmältä kysytään, millä kriteereillä ideoita arvioidaan ja paljonko aikaa käytetään.

– Jos organisaatiolla on esimerkiksi tiukka kulukuri ja esitetään kalliita ideoita, fasilitaattori voi laittaa kaikille täytettäväksi arviointikehyksen, jossa on arvioitava kustannuskehitys ja miten paljon ehdotus edistää asiaa, vinkkaa Sipponen-Damonte.

6. Vältä sudenkuopat

Fasilitoinnissakin piilevät omat vaaranpaikkansa. Tavoitteisiin on vaikea päästä, kun esimerkiksi liiallinen itseohjautuvuus johtaa kaaokseen tai kerralla yritetään haukata liian iso kokonaisuus.

Sipponen-Damonte nimeää neljä selkeää virhettä ja miten ne voi välttää.

• Tavoitteet eivät ole selvät. Ei ole mietitty riittävällä tarkkuudella, mitä palaverista halutaan saada irti konkreettisesti. Esimerkiksi laajaa strategista tavoitetta tulisi lähestyä askel askeleelta.
• Väärä vaiheistus. Aika loppuu kesken, mistä aiheutuu turhautumista. Käytettävissä olevan ajan on oltava realistinen suhteessa tavoitteeseen ja käsiteltäviin asioihin.
• Fasilitaattori on jo tehnyt päätöksen, mutta esittää näennäisesti, että muut voisivat vaikuttaa tulokseen. Se on todella iso virhe. Muiden potentiaali jää hyödyntämättä ja luottamus kärsii.
• Palaverin päätöksille ei tapahdu mitään. On mietittävä aina mitä lopputulemilla tehdään, osallistaminen tuo mukanaan myös vastuuta.

7. Fasilitaattorin tehtäväalueet

Kansainvälinen fasilitaattoriyhdistys The International Association of Facilitators (IAF) on määritellyt fasilitaattorille kuusi tehtäväaluetta.

• Suunnittele tarkoituksenmukainen ryhmäprosessi
  •  valitse selkeät menetelmät ja prosessi
  •  valmistele ajankäyttö ja tila tukemaan prosessia.
• Rakenna hyvä yhteistyö asiakkaan kanssa
  • kehitä toimivia kumppanuussuhteita
  • muotoile ja räätälöi lähestymistapa vastaamaan asiakkaan tarpeisiin
  • johda moniosaisia kokonaisuuksia tuloksekkaasti.
• Johdata ryhmä tarkoituksenmukaiseen ja hyödylliseen lopputulemaan
  • ohjaa ryhmää selkeillä menetelmillä ja prosesseilla
  • fasilitoi ryhmän tietoisuutta sen työskentelystä
  • johdata ryhmä yhteisymmärrykseen ja tavoiteltuun lopputulemaan.
• Luo ja ylläpidä osallistavaa ilmapiiriä
  • harjoita toimivia osallistamis- ja vuorovaikutustaitoja
  • tunnista ja arvosta erilaisuutta
  • varmista, että kaikki tuntevat kuuluvansa ryhmään
  • hallitse ryhmässä esiintyviä konflikteja
  • herätä ryhmän luovuus.
• Rakenna ja ylläpidä ammattitaitoa
  • kehitä tietämystä ryhmien ja organisaatioiden toiminnasta
  • tunne fasilitointimenetelmien kirjo
  • ylläpidä ammattimaisuutta.
• Ilmennä positiivista ammatillista asennetta
  • harjoittele itsearviointia ja itsetuntemusta
  • toimi eettisesti
  • luota ryhmän potentiaaliin ja ole neutraali

Lähde: www.varmuuttafasilitointiin.fi

Kansainvälinen fasilitaattoriyhdistys IAF on määritellyt myös alan eettiset ohjeet. Sipponen-Damonte suosittelee tutustumaan niihin.

– Kyse on osallistavasta, neutraalista ohjauksesta. Ohjeet voivat tuntua itsestäänselviltä. Niiden avulla voi kuitenkin pohtia, mitkä ovat sellaisia tilanteita, joissa oikein toimiminen ei olekaan ihan yksiselitteistä. Eettiset ohjeet ovat hyvä perusta oman toiminnan tiedostamiseen ja kehittämiseen. Koska tilanteet tulevat eteen yleensä nopeasti, ohjeet sisäistämällä fasilitaattori on valmiimpi reagoimaan vastuullisesti, neuvoo Sipponen-Damonte.